Como configurar o Outlook com o e-mail do seu domínio

Para configurar o Outlook com o e-mail do seu domínio, você precisa de cinco dados: o endereço completo, a senha da caixa, o servidor de recebimento (IMAP), o servidor de envio (SMTP) e as portas com o tipo de criptografia. O padrão atual é IMAP na porta 993 com SSL/TLS para receber e SMTP na porta 465 com SSL/TLS, ou na 587 com STARTTLS, para enviar. O nome de usuário é sempre o endereço completo, e a autenticação de saída fica ligada.

No Windows convivem dois Outlooks: o novo Outlook, que tomou o lugar do app Email e Calendário (sem suporte desde 31 de dezembro de 2024, segundo a Microsoft), e o Outlook clássico, do Microsoft 365 e do Office. Os dois aceitam contas IMAP e POP, assim como o app do celular. Abaixo, o passo a passo em cada um e como testar a conexão quando algo falha.

Dados para configurar o Outlook

No exemplo, o domínio é exemplo.com.br e a conta é contato@exemplo.com.br.

Endereço de e-mail ...... contato@exemplo.com.br
Nome de usuário ......... contato@exemplo.com.br (o endereço completo)
Senha ................... a senha da caixa de e-mail

Recebimento (IMAP)
  Servidor .............. mail.exemplo.com.br
  Porta ................. 993
  Criptografia .......... SSL/TLS

Envio (SMTP)
  Servidor .............. mail.exemplo.com.br
  Porta ................. 465 (SSL/TLS) ou 587 (STARTTLS)
  Autenticação .......... obrigatória, com o mesmo usuário e senha

O nome do servidor muda de uma hospedagem para outra. No cPanel, a lista de contas de e-mail tem a ação Connect Devices, que mostra o servidor, as portas e o usuário de cada conta. Use exatamente o nome que aparece ali: o certificado do servidor precisa corresponder ao nome digitado, senão o Outlook mostra um alerta de segurança.

Conte com a configuração manual. O cPanel tem detecção automática (Autodiscover), mas a documentação do próprio cPanel avisa que ela não funciona com contas adicionadas no Outlook 2016, no Outlook 2019, no Outlook do Microsoft 365 e em apps de celular.

IMAP ou POP: qual escolher no Outlook

O IMAP mantém as mensagens no servidor e sincroniza tudo: o que você lê, apaga ou move no computador aparece igual no celular e no webmail. É o que a Microsoft recomenda para quem usa o e-mail em mais de um aparelho. O cuidado é com o espaço da caixa, que enche com o tempo: apague anexos grandes que não servem mais.

O POP baixa as mensagens para um único computador e, em geral, as remove do servidor. Depois disso, elas só existem naquela máquina, e se ela estragar sem backup, as mensagens vão junto. Só faz sentido para quem usa um computador e quer guardar tudo localmente; a porta é a 995, com SSL/TLS.

Portas e criptografia: 993, 465 e 587

No SSL/TLS, também chamado de TLS implícito, a criptografia começa antes de qualquer troca de dados: portas 993 (IMAP), 995 (POP) e 465 (SMTP). No STARTTLS, a conexão abre sem criptografia e o programa pede para ativá-la em seguida: é o caso da porta 587.

A RFC 8314, publicada pela IETF em 2018, recomenda o TLS implícito para receber e para enviar, e devolveu a porta 465 ao uso oficial de envio com criptografia. A 587 com STARTTLS continua válida e serve quando a rede bloqueia a 465. Nunca use a opção sem criptografia: usuário e senha trafegariam legíveis.

A porta 25 não serve para o Outlook. Ela é usada entre servidores, e no Brasil a Gerência de Porta 25, acordo entre Anatel, CGI.br e operadoras descrito no portal antispam.br, orienta bloquear a saída por ela nas conexões residenciais e usar a 587 com autenticação nos programas de e-mail.

Veja como isso aparece num teste real com o openssl, contra um servidor de e-mail de teste (Postfix e Dovecot num contêiner Docker). Na porta 993, a criptografia começa direto, o certificado é validado para mail.exemplo.com.br e só então o servidor IMAP responde.

Na porta 587 sem criptografia, o servidor anuncia STARTTLS e recusa a autenticação. É o que acontece quando o Outlook está na 587 com a criptografia em Nenhuma: o envio falha.

Depois do STARTTLS, a mesma porta passa a oferecer a autenticação (a linha AUTH PLAIN LOGIN).

Como configurar o novo Outlook para Windows

1. Abra as configurações (ícone de engrenagem, ou Exibir > Configurações de exibição) e entre em Contas. Em Contas de email, clique em Adicionar conta.
2. Digite o endereço completo e clique em Continuar.
3. Se o Outlook não reconhecer o provedor, escolha IMAP na lista de tipos de conta.
4. Informe a senha e preencha o recebimento: servidor IMAP mail.exemplo.com.br, porta 993, tipo de conexão SSL/TLS.
5. Preencha o envio: nome de usuário SMTP igual ao endereço completo, a mesma senha, servidor SMTP mail.exemplo.com.br e porta 465 com SSL/TLS (ou 587 com STARTTLS).
6. Clique em Continuar e aguarde a primeira sincronização.

Se o Outlook pedir uma senha de aplicativo, lembre que uma caixa criada no cPanel usa a própria senha da conta: confira antes usuário, servidor, porta e criptografia. A ajuda da Microsoft não traz passos para editar servidor e porta de uma conta IMAP já criada no novo Outlook; se esses dados mudarem, remova a conta em Contas e adicione de novo.

Como configurar o Outlook clássico

1. Clique em Arquivo e em Adicionar Conta.
2. Digite o endereço, abra Opções avançadas, marque Deixe-me configurar minha conta manualmente e clique em Conectar.
3. Escolha IMAP.
4. Em Email de entrada, informe mail.exemplo.com.br, porta 993 e método de criptografia SSL/TLS.
5. Em Email de saída, informe mail.exemplo.com.br e porta 465 com SSL/TLS (ou 587 com STARTTLS). Deixe desmarcada a Autenticação de Senha de Segurança (SPA).
6. Clique em Avançar, digite a senha e clique em Conectar.

Para corrigir uma conta existente, vá em Arquivo > Configurações de Conta > Configurações do Servidor. Na janela antiga (Painel de Controle > Email > Contas de Email > Alterar), as portas ficam em Mais Configurações, guia Avançado, e a autenticação de saída na guia Servidor de saída, em Meu servidor de saída (SMTP) requer autenticação. Termine com Testar Configurações da Conta.

Como configurar o Outlook no celular

No Outlook para Android, vá em Configurações > Adicionar conta > Adicionar conta de email, digite o endereço, escolha IMAP, ative Configurações avançadas e preencha servidor, porta e criptografia. No iPhone, o app aceita IMAP, mas, segundo a Microsoft, não aceita contas POP.

Com IMAP ou POP, só o e-mail sincroniza: calendário e contatos ficam de fora. E, segundo a ajuda da Microsoft, no app para iOS e Android as contas IMAP são sincronizadas pelos servidores da Microsoft, que passam a manter uma cópia das mensagens em sincronia com o seu provedor. Se a política da empresa não permitir essa cópia, use o app de e-mail que já vem no celular.

Como testar o envio e resolver erros comuns

Quando o Outlook recebe, mas não envia, o problema costuma estar no SMTP. O swaks, ferramenta de linha de comando para testar SMTP, mostra a conversa com o servidor: conexão TLS na 465, autenticação aceita (235) e mensagem aceita para entrega (250). A opção --auth-hide-password esconde a senha na saída.

Os erros mais comuns e o que resolve cada um:

• Alerta de certificado: o servidor digitado não é o nome do certificado. Use o nome indicado no painel.
• Tempo esgotado: a rede, o antivírus ou o firewall bloqueia a porta. Teste a outra porta de envio ou outra rede.
• Usuário ou senha incorretos: o usuário é o endereço completo. Confira a senha no webmail.
• Recebe, mas não envia: autenticação de saída desligada ou criptografia que não combina com a porta (465 pede SSL/TLS; 587 pede STARTTLS).
• Envio recusado depois de muitas mensagens: o plano pode limitar o envio por hora e por dia. Campanhas pedem uma ferramenta de e-mail marketing.

Se você ainda não tem e-mail com o seu domínio, a hospedagem de sites da Hospedagem Segura inclui contas de e-mail criadas no cPanel, com os dados de conexão de cada caixa no painel e o limite de envio publicado na página de cada plano. Antes de mandar e-mail em nome da empresa, configure também SPF, DKIM e DMARC no domínio.

Perguntas frequentes

Qual porta usar para configurar o Outlook?

Use a 993 com SSL/TLS para receber por IMAP e a 465 com SSL/TLS para enviar; se a rede bloquear a 465, use a 587 com STARTTLS. Para POP, a porta com criptografia é a 995. Evite as portas sem criptografia e a 25, que é para a troca de mensagens entre servidores.

É melhor configurar o Outlook com IMAP ou POP?

IMAP, na maioria dos casos. Ele mantém as mensagens no servidor e sincroniza computador, celular e webmail, enquanto o POP baixa tudo para um único computador e costuma apagar as mensagens do servidor.

Por que o Outlook recebe, mas não envia e-mails?

Quase sempre é a configuração de saída: autenticação SMTP desligada, criptografia que não combina com a porta ou porta bloqueada pela rede. Se os três pontos estiverem certos, veja se a conta não atingiu o limite de envio do plano.

Dá para usar o Outlook do celular com o e-mail do domínio?

Sim. O Outlook para Android aceita IMAP e POP, e o Outlook para iPhone aceita IMAP. Só o e-mail sincroniza, sem calendário e contatos, e a Microsoft sincroniza as contas IMAP do app pelos servidores dela.

Por que o Outlook mostra um alerta de certificado?

Porque o nome do servidor digitado não corresponde ao certificado instalado nele. Use o nome exato que o painel da hospedagem indica na tela de configuração do cliente de e-mail e teste de novo.